A jobb élmény érdekében kérjük, módosítsa böngészőjét CHROME, FIREFOX, OPERA vagy Internet Explorer verzióra.
Mindennap tervezz előre!

Mindennap tervezz előre!

“A tervezés a jövőt előrehozza a jelenbe, hogy valamit tudj tenni az érdekében.”
Alan Lakein

Biztosan százszor hallottad már a régi kérdést: “Hogyan eszel meg egy elefántot?” A válasz természetesen: “Falatonként.” És vajon hogyan eszel meg egy nagy, ronda, dagadt békát? Ugyanúgy. Falatonként. A nagy célt szépen feldarabolod kisebb lépésekre, majd nekiállsz az elsőnek. Aztán pedig folytatod, amíg készen nem vagy az egésszel.

A halogatás szokásának leküzdésében rendelkezésre álló legerősebb fegyver az elméd, azaz hogy képes vagy gondolkodni, tervezni és dönteni. Egész életedet alapvetően meghatározza, hogy mennyire jól tudsz célokat kitűzni, tervezni, és a tervednek megfelelően cselekedni. A gondolkodás és tervezés már önmagában is hatalmas szellemi energiákat szabadít fel, ösztönzi kreativitásunkat, és egyben testi energiáinkat is.

Ahogy Alex MacKenzie fogalmazott, “A tervezés nélküli cselekvés minden kudarc oka”.

Az a képesség, hogy még cselekvés előtt képes vagy jól tervezni, általános hozzáértésed mércéje. Minél jobb a terved, annál könnyebben fogsz megszabadulni a halogatás szokásától, és vágsz bele a cselekvésbe. Tehát annál könnyebben nyeled majd le a békát.

Munkahelyi céljaid között az egyik legfontosabb kell, hogy legyen a befektetett szellemi, érzelmi és fizikai energia megtérülése, méghozzá a lehető legnagyobb haszonnal. Szerencsére a tervezés nem csupán időt vesz el, hanem időt is takarít meg. Minden tervezéssel töltött idő ugyanis átlagban öt perccel rövidíti a végrehajtás időigényét. Ha tehát csupán tíz-tizenöt percet fordítasz napi teendőid megtervezésére, legalább 100-120 percnyi felesleges idő-pocsékolástól mented meg magad aznap.

Lehet, hogy te is hallottál a “6 P” törvényről, amely így szól: “Proper Prior Planning Prevents Poor Performance” (A törvény magyarul valahogy így szól: “tisztességes előzetes tervezéssel megelőzhetjük a rossz teljesítményt.”)

Ahhoz képest, hogy mennyit segít hatékonyságunk és teljesítményük javításában a tervezés, igencsak kevesen terveznek minden nap. Pedig a tervezés nem egy túlzottan bonyolult dolog. Csak egy darab papír és toll kell hozzá. A legfejlettebb palm top, menedzserkalkulátor, számítógépes program vagy filofax is ugyanarra az elvre épül: először le kell ülnöd, és írnod kell egy listát tennivalóidból.

Mindig listákkal dolgozz. Ha újabb tennivaló jut eszedbe, rögtön írd hozzá a listához, mielőtt belevágnál. Hatékonyságodat mintegy 25%-al növelheted, ha minden nap kizárólag az általad összeállított listán szereplő tevékenységekkel foglalkozol. Listádat még előző nap állítsd össze, miután végeztél az aznapra tervezett munkával. Mindent, amivel aznap nem sikerült végezned, írj hozzá a következő napra tervezett teendőkhöz. Ha előző nap készíted el a listát, tudatalattid egész éjjel dolgozni fog rajta. Felkelés után gyakran lesznek jó ötleteid, és meglátásaid, melyek segítségével sokszor még gyorsabban és még hatékonyabban végezheted el az aznapra tervezett munkát, mint gondoltad.

Minél több időt töltesz írott listák készítésével, annál hatékonyabb és eredményesebb leszel életed minden területén. Különféle célok eléréséhez más-más listára van szükség. De mindig legyen egy alaplistád, amire mindent ráírsz, ami csak az eszedbe jut. Ezen a listán lesz minden ötlet, minden új teendő és feladat, ami eszedbe jut. Az alaplista témák szerinti csoportosításából születnek majd az al-listák.

Második lépésben készíts egy havi listát, amit a hó végén készítesz el a következő hónapra. Erre minden, az adott hónapra vonatkozó tennivalót vezess át az alaplistáról.

Harmadik lépésben a havi listát bontsd le heti listákra, melyekben az egész hetet előre tervezed. Ez az a lista, amit állandóan változtatgatni fogsz a hét során. Meglátod, nagy hasznodra lesz számodra ez a szisztematikus időtervezés. Sokan beszámoltak már nekem arról, hogy a hét végén a következő hét megtervezésére fordított idő milyen nagymértékben növelte hatékonyságukat, és gyakorlatilag megváltoztatta az életüket.

A heti listából végül napi listákat kell készítened, amelyekben felsorolod, hogy aznapra mi mindennel szeretnél elkészülni. Ahogy telik a nap, a listán mindig pipáld ki, amit már befejeztél, így vizuális visszajelzése is lesz teljesítményednek, ami sikerérzést generál benned, ami motivál a tovább haladásra. Önbecsülésed és önbizalmad is nőni fog, a látható és érzékelhető haladás pedig segítségedre lesz, hogy leszokj a halogatásról.

Ha bármilyen projekten dolgozol, mindig azzal kezdd, hogy listát készítesz a projekt során várható teendőkből. A listára a kezdetektől a projekt legvégéig kerüljön fel minden. A tennivalókat ez után témánként, prioritásonként és célszerőségi sorrend szerint rendezd. Rajzolj folyamatábrát belőlük, hogy vizuálisan is előtted legyen, mit kell tenned. Azután pedig kezdj el dolgozni az egyiken. Meg fogsz lepődni, milyen sokat el tudsz érni ilyen módon. Amint a listákban felsorolt feladatokon dolgozol, egyre energikusabbnak és hatékonyabbnak látod majd magad. Érezni fogod, hogy jobban kézben tartod az életedet. Természetes motivációt érzel majd magadban arra, hogy még többet tégy. Jobban és kreatívabban fogsz gondolkodni, és jobb meglátásaid lesznek, aminek következtében még gyorsabban fogsz dolgozni.

A személyes hatékonyság egyik legfontosabb szabálya a 10/90 szabály. Ez kimondja, hogy időd első tíz százaléka, amit tervezéssel és tennivalóid  végiggondolásával és ütemezésével töltesz, a munkára fordított időd 90 százalékát képes számodra megtakarítani. Ha minden nap előre tervezel, sokkal könnyebbnek fogod találni a dolgok elengedését magadtól. A munka gyorsabban és akadálytalanabbul halad, mint valaha. Ha csak egyszer kipróbálod a szabály alkalmazását, meg fogod látni, milyen igaz. Ha minden napot előre tervezel, sokkal könnyebben fog menni minden. Gyorsabban fogsz dolgozni, mint valaha. Lendületesebb leszel, és úgy érzed majd, hogy kompetensebb vagy, mint régen. Ha így dolgozol, előbb-utóbb eljutsz odáig, hogy szó szerint megállíthatatlan leszel.

(Részlet Brian Tracy – Személyes hatékonyság c. könyvéből)

Felső